Toen in 2011 de roemrijke triathlon van Almere ten onder dreigde te gaan, pakten drie jonge locals de handdoek op en voorzagen de organisatie van nieuwe energie, jeugdig elan en een héleboel goede ideeën. Zes jaar later kunnen ze bogen op aansluiting bij Challenge Family, het organiseren van EK’s en diverse NK’s , het toekomstbestendig maken van de eigen evenementen in Almere en hebben ze zich zodanig getoond in de internationale triathlonwereld, dat ze in heel Europa -en ver daarbuiten- ingevlogen worden om hun kennis en kunde over te dragen. Hoog tijd voor een nadere kennismaking!

“Tip één, bel ons! Tip twee, maak een plan-B voor als we geen tijd hebben.” En zo springen we meteen het diepe in, met tips voor andere organisaties, als de koffie op tafel wordt gezet in een vergaderruimte van het World Trade Center in hartje Almere, waar de organisatoren van Challenge Almere-Amsterdam dagelijks te vinden zijn. Jort, Jefry en Richard schuiven aan en voor we het weten zijn we twee uur verder. Tijdens het interview wordt af en toe een vraag gesteld. Verder praten de mannen, vullen elkaar aan, komen zelf met nieuwe onderwerpen. Bevlogen organisatieprofessionals aan het woord. Het zijn helden in hemdsmouwen.

Je stond als klein jochie bij de dijk te kijken naar de start en toen dacht je, dit wil ik ook. En er was hier al heel vroeg een jeugdafdeling. Triathlon zit hier in het DNA.

Triathlondorp Almere

Jort Vlam (35), Jefry Visser (31) en Richard Belderok (34) zijn zonen van Almere en kinderen van de triathlonclub in ’s lands enige echte triathlonhoofdstad. Op een foto uit eind jaren ’90 die Jort op zijn telefoon laat zien, staan ze alle drie, tussen een aantal andere kids, op een strandje. “Je stond als klein jochie bij de dijk te kijken naar de start en toen dacht je, dit wil ik ook. En er was hier al heel vroeg een jeugdafdeling. Triathlon zit hier in het DNA”, zegt Richard. “Het was op dat moment het enige evenement in Almere”, vult Jefry aan. “De haven was er net, stad was begonnen, een stukje Almere-Buiten.”

Het waren de beginjaren van Almere. De triathlon kwam in 1983 naar de nieuwe stad. Toen eigenlijk nog een dorp. In het Westland was na twee edities niet meer voldoende ruimte, in de Flevopolder wel. De groei van het evenement ging hand in hand met de groeiende populariteit van de sport. De Holland Triathlon is, na Hawaii, de oudste hele triathlon ter wereld. “Wij zijn in 1988 naar Almere verhuisd”, aldus Jort. “Mijn ouders hoorden toen van buurtgenoten over de triathlon. Dat zou een happening zijn, daar moest je zeker bij zijn. We zouden een uurtje gaan kijken. Mijn vader is op een gegeven moment mijn broers naar bed gaan brengen. Ik wilde per se blijven totdat de laatste atleet binnen was. De Sirtaki werd gedanst. Het was één groot feest.”

Redders in nood

De Holland Triathlon floreert. Elk jaar komt de AVRO een TV-uitzending maken die heel Nederland zich nog altijd herinnert. Het zijn de gouden jaren van de sport. Als in het nieuwe millennium duidelijk is dat die jaren voorbij zijn, dan gaat het ook langzaam bergafwaarts met de Holland Triathlon. Ondanks het derde Almeerse EK en een WK wordt in die periode duidelijk dat het evenement niet vanzelfsprekend zal overleven. En dan wordt het 2011.

Jefry en Richard maken dan al een paar jaar deel uit van de activiteitencommissie van de triathlonvereniging en organiseren een aantal clubwedstrijden in een circuit, die ze langzaam uitbouwen en waar ook deelnemers uit de rest van het land op af komen. Op een gegeven moment zijn de evenementen ondergebracht in een stichting, die op den duur Start2Finish gaat heten. Jort is een paar jaar uit beeld geweest, maar blijft op de achtergrond wel betrokken als vrijwilliger tijdens de Holland Triathlon. “Nadat we in 2010 geholpen hadden de ITU Premium Cup te organiseren, werd ik gevraagd als race director voor 2011. Daar moest ik wel even over nadenken”, aldus Richard. Maar hij nam de uitdaging op zich en Jefry sloot aan. Het zou de laatste editie in Almere-Haven worden.

Terwijl Richard daarna tien maanden op wereldreis ging in de veronderstelling dat hij bij thuiskomt hetzelfde evenement zou organiseren als het voorgaande jaar, een Almeers organisatiebureau ingehuurd werd om het evenement voort te zetten en de neuzen binnen het stichtingsbestuur niet meer dezelfde kant op te krijgen waren, zag het er niet al te best uit. Cue Jefry en Jort. Jefry: “Ik heb Jort gevraagd om de communicatie op te pakken, nadat ik zelf aan de slag was gegaan in het bestuur. Hij zou eigenlijk deelnemen aan de editie van 2012, maar hij was gewoon nodig. De website werkte heel omslachtig, we zaten niet op Facebook, de inschrijving ging pas heel laat open en je betaalde niet eens als je je inschreef, maar pas als je je kwam aanmelden op de wedstrijdlocatie.” De ervaring die opgedaan was bij de wedstrijden in het Almeers Triathlon Circuit kon nu toegepast worden op de Holland Triathlon. En er werd terugverhuisd naar het stadscentrum. Jort nam deel aan het evenement in 2012 en volgens afspraak nam ook hij daarna echt plaats in de organisatie. De weg omhoog was ingezet.

De ervaring die opgedaan was bij de wedstrijden in het Almeers Triathlon Circuit kon nu toegepast worden op de Holland Triathlon. En er werd terugverhuisd naar het stadscentrum.

Challenge

“Bij die editie hebben wij toen Challenge uitgenodigd. Er waren al eerder gesprekken geweest en de race director van een van de wedstrijden is toen komen kijken. De dag erna zaten we met hem om tafel”, herinnert Jefry zich. “Wij zeiden, we zijn niet blij met hoe het gegaan is. Dit en dit en dat en dat willen we allemaal verbeteren. En of we nou een Challenge-wedstrijd worden of niet, we gaan het sowieso uitvoeren. Het werd een heel goed gesprek.” Challenge stond open voor de opname van Almere in het circuit, de gemeente en de provincie waren ook positief. Jort: “Het was nodig die stap te maken, om het evenement weer op de kaart te krijgen. We hadden intussen meer inzicht in de financiën en het stond er allemaal niet zo best voor. Het was erop of eronder. Doorpruttelen zou ervoor zorgen dat er in 2013 geen wedstrijd meer was.”

Richard: “We zijn toen persoonlijk gaan investeren. Ik ben van baan geswitcht om flexibeler te kunnen zijn, Jefry is een dag minder gaan werken en Jort heeft keuzes gemaakt in zijn eigen bedrijf. Op die manier konden we alle drie een dag het organisatiekantoor gaan bemensen. Daarmee dekten we de kosten die eerder naar het organisatiebureau gingen. Alles werd vanaf toen geïnvesteerd in het evenement.” En er werd een kwaliteitsslag doorgevoerd. Jort legt uit: “Challenge stelt eisen en daar wilden we graag aan voldoen. Een pastaparty voorafgaand aan het evenement. Niet meer fietsen op fietspaden, maar op doorgaande wegen. Er moet ruimte zijn voor groei. Het prijzengeld moest omhoog. In al die zaken moest geïnvesteerd worden.” Ondanks een halvering van de gemeentelijke subsidie, stonden gemeente en provincie toch achter de verbeterplannen. En toen de lokale Rabobank haar ledenraad vroeg welk Almeers evenement gesteund moest gaan worden was het unanieme antwoord: de triathlon, want die is van Almere. Jort opnieuw: “Ze zeiden, als jullie nu met dit verhaal komen en er zo persoonlijk in staan, dan geloven wij er ook in en dan worden wij hoofdsponsor.”

De aankondiging kwam begin januari 2013: Almere wordt een Challenge en Rabobank is de hoofdsponsor. Vanaf toen kon het echte werk beginnen. Jefry: “Er was een cultuuromslag nodig, en dat betekende voor sommige managers dat zij niet mee konden of wilden veranderen. Het waren geen makkelijke gesprekken, we hebben van een aantal managers afscheid moeten nemen. Dat het al jaren zo gedaan werd, was voor ons geen reden om het zo te blijven doen. De atleet moest centraal komen te staan.”

Motivatie

Waarom doen die jongens dat? Al die opofferingen, de risico’s, al die avonden en nachten werk? Richard: “Wij zijn opgegroeid met deze traditie. We willen niet dat deze wedstrijd weggaat uit Almere.” Dan dus maar twee jaar geen auto en alles op de fiets doen. Jort: “Na mijn eigen race dacht ik, straks is dit evenement er niet meer. Waarom zou ik hier dan nog willen wonen? En we zagen de kansen, natuurlijk. Plus iedereen, ook onze partners, ziet natuurlijk de lol van zoiets in. Jefry valt in: “Als je al heel je leven wedstrijden doet, in heel Nederland en daarbuiten, dan is dat onderdeel van je leven. Je weet er veel van. We hebben ook allemaal een andere achtergrond. Doen allemaal iets anders en dat is een mooie match. Ook met onze partners erbij.” Alle disciplines zijn in huis en er wordt kritisch gekeken naar het eigen functioneren.

En de mouwen worden opgestroopt. Complimenten van alles en iedereen ten spijt is er chagrijnigheid als dingen niet lopen zoals gewild, of als ideeën niet tot stand komen. En dus wordt er aangepakt. Jort: “Pas in 2015 was de wedstrijd eigenlijk op het niveau zoals we wilden. Toen pas konden we er zelf ook van genieten wat we neer hadden gezet. In 2016 hadden we nog meer rust. Dat was het eerste jaar dat we momenten op de wedstrijddag vrij hadden.” Richard: “Ik heb een rondleiding gegeven achter de schermen.” Jefry: “We zijn naar de VIP-ontvangst geweest.” Jort weer: “Daarvoor zeiden ze vaak: het was top, maar we zien jullie eigenlijk nooit tijdens het evenement. Toen was daar ruimte voor. Ik was nog nooit op het parcours geweest tijdens de wedstrijd. Dat jaar wel, mensen aanmoedigen op het loopparcours, geweldig.”

Evalueren is en blijft centraal onderdeel van het organiseren van de wedstrijd. En alle andere evenementen die de mannen onder hun hoede hebben. Voor, tijdens en na de wedstrijd wordt er -door alle medewerkers- opgeschreven wat goed gaat en wat beter kan. Alles wat op de meldkamer binnenkomt wordt bovendien gelogd. Honderden pagina’s met inzicht in de processen die op de achtergrond plaatsvinden heeft dat de afgelopen jaren al opgeleverd. Duizenden punten om na te lopen. Ook vrijwilligers en publiek worden bevraagd. En uit alles zijn verbeterpunten te halen. “Deelnemers waarderen bijvoorbeeld heel erg de verzorging na de wedstrijd. Niet alleen al het eten, maar ook de gastvrijheid en de persoonlijke aandacht daarbij. Als je in een warm bad terecht komt, dan heb je een heel andere beleving na zo’n wedstrijd.” De persoonlijke benadering komt daarom ook overal terug. Soms subtiel, soms heel expliciet.

Pas in 2015 was de wedstrijd eigenlijk op het niveau zoals we wilden. Toen pas konden we er zelf ook van genieten wat we neer hadden gezet. In 2016 hadden we nog meer rust. Dat was het eerste jaar dat we momenten op de wedstrijddag vrij hadden.

Carrière

Ondanks de focus op het grote evenement in september blijft de blik ook gericht op de rest van de kalender. Tijdritten, hardloopwedstrijden, duathlon, triathlon alles wat het publiek inmiddels gewend is geraakt vanuit Start2Finish blijft mooi om te organiseren. En te professionaliseren. “Dan kijk je rond bij zo’n 30 kilometer loop en dan denk je goh, toch wel heel kaal vergeleken bij wat we gewend zijn. En dan gaan we daar weer mee aan de slag. Groen tapijt, bannering, zo bedenk je steeds nieuwe dingen”, aldus Jort. “Dat we er tijdens een event relaxt bijlopen komt omdat we in die opbouwweek elke avond tot twee uur op kantoor zitten, om alles voor te bereiden. Dat zien de mensen niet en dat hoeft ook niet, maar het gebeurt wel.”

In de eerste jaren werden heel veel wedstrijden bezocht, vaak samen met managers die een specifiek onderwerp bekijken. Wat gaat er goed, wat gaat er mis, wat kan ervan geleerd worden. Challenge Roth diende daarbij vaak als de graadmeter. Die kennis is niet alleen vertaald in een beter evenement in eigen huis, maar wordt nu ook verspreid onder andere wedstrijden die horen bij de Challenge Family. Iets zien, een plan maken hoe het beter kan en daarmee een organisatie verder helpen.

Een dag per week werden er al snel twee en het moest eigenlijk nog meer worden om het professioneel aan te kunnen pakken. Het ‘erbij’ blijven doen was niet langer houdbaar op een gegeven moment. En als het dan ook nog ontzettend leuk is -veel leuker dan je andere baan- dan komt er een keuzemoment. Als het evenement niet groot genoeg is om met zijn drieën van te leven, dan moet het op een andere manier. Vanuit Challenge Family kwamen er verzoeken. Op Aruba wordt iets opgezet, jullie spreken Nederlands, kunnen jullie helpen. The Championship in Samorin moet van de grond getrokken worden. Geraardsbergen krijgt een halve Challenge. En zo ging het balletje internationaal rollen.

En dan is het 2018. De banen zijn opgezegd. Fulltime organisatoren van triathlons Jort, Jefry en Richard zitten in het WTC in Almere en maken zich klaar voor de kick-off van Challenge Almere-Amsterdam tijdens de nieuwjaarsborrel. Binnenkort wordt er ook weer gevlogen naar allerlei buitenlandse bestemmingen. Kwaliteitsbewaking, invulling van racedirector-taken, marketing en communicatie, alles wat te maken heeft met het professioneel organiseren van triathlons staat dit jaar op de agenda. Stroop de hemdsmouwen maar weer op, want er is werk aan de winkel. Almeerse helden on the move!


Dit artikel verscheen ook in Transition Magazine #13
Beelden: Martijn van Egmond